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Em ambientes empresariais que utilizam sistemas de gestão integrados como o Protheus para o controle financeiro, a integração entre matriz e filiais é fundamental para a transparência e eficiência dos registros contábeis. Um problema comum enfrentado pelas empresas ocorre quando o aplicativo de prestação de contas importa apenas as despesas da matriz, deixando de sincronizar automaticamente os dados referentes às demais filiais. Essa situação pode gerar inconsistências no controle financeiro, dificultar a consolidação de informações e prejudicar a tomada de decisões baseadas em dados completos.

Motivos para a Falha de Sincronização
A principal razão para esse problema está relacionada ao compartilhamento inadequado das tabelas que armazenam as informações sobre as despesas e suas localizações. Quando essas tabelas não estão devidamente configuradas para permitir o acesso entre matriz e filiais, o sistema limita a visualização e importação de despesas apenas à unidade principal, impossibilitando uma gestão centralizada e eficaz.

Procedimentos para Correção
Para garantir que todas as despesas, independentemente da filial de origem, estejam disponíveis para consulta e importação através do Protheus, é necessário realizar alguns ajustes nas configurações do sistema:

1. Compartilhamento da Tabela de Despesas x Localização (FWC):
É fundamental que a tabela responsável pela relação entre despesas e localizações seja configurada para permitir o acesso irrestrito a todas as filiais. Essa ação consiste em ajustar os parâmetros de compartilhamento, liberando as informações para todas as unidades operacionais, não apenas para a matriz. Com isso, qualquer despesa registrada em uma filial estará automaticamente disponível para consulta e importação no sistema como um todo.

2. Revisão da Configuração das Despesas:
Além do compartilhamento correto da tabela, recomenda-se averiguar todos os demais parâmetros e itens relevantes para o cadastro e tratamento das despesas. Isso inclui a verificação de regras de permissão, estrutura de códigos de partidas, associação das despesas às respectivas unidades e conformidade com as diretrizes internas do controle financeiro. Um cadastro bem estruturado previne erros de sincronização e garante a uniformização das informações entre todos os polos da empresa.

Exemplos e Impactos Práticos
Imagine uma rede varejista com matriz e diversas filiais espalhadas pelo país. Caso apenas as despesas geradas na matriz sejam sincronizadas, a equipe financeira pode perder o controle sobre gastos operacionais das filiais, dificultando o planejamento orçamentário e a correta alocação de recursos. No longo prazo, essa limitação impacta a análise de desempenho e pode causar retrabalho, já que será necessário consolidar manualmente os dados em relatórios financeiros.

Boas Práticas e Recomendações
Para evitar esse tipo de ocorrência, é recomendável que as empresas revisem periodicamente suas rotinas de parametrização no sistema de gestão, envolvendo equipes de TI e de finanças nesse processo. Além disso, a adoção de políticas claras sobre o compartilhamento de dados entre matriz e filiais contribui para uma maior eficiência e transparência.

Conclusão
A correta configuração do compartilhamento de tabelas no módulo financeiro do Protheus é essencial para que o fluxo de informação entre matriz e filiais seja contínuo e confiável. Ao seguir os procedimentos indicados e dedicar atenção à revisão das parametrizações, as empresas garantem que todas as despesas estejam devidamente registradas e disponíveis, fortalecendo o controle financeiro e facilitando a gestão estratégica da organização.

A configuração do ambiente no SIGAFIN Protheus para permitir a seleção de filiais nos aplicativos móveis é uma questão recorrente entre os usuários que desejam personalizar a experiência em sistemas de gestão financeira. O controle sobre quais filiais podem ser acessadas via aplicativo é essencial para garantir segurança, praticidade e aderência às políticas corporativas, particularmente em organizações que administram múltiplas unidades ou áreas de negócio.

No momento, as configurações disponíveis no sistema estão direcionadas apenas para especificar quais grupos de filiais estarão homologadas para a utilização do serviço REST, uma tecnologia que viabiliza a integração entre o Protheus e aplicações externas, como os apps empresariais. Isso não significa que exista, atualmente, uma opção nativa para filtrar exatamente quais filiais serão apresentadas para o usuário selecionar no aplicativo — essa função é vista pela equipe de desenvolvimento como uma potencial melhoria futura do produto.

A configuração central envolvida neste contexto é a chamada “PrepareIn”. Por meio desse parâmetro, o administrador do sistema define quais ambientes (empresas/filiais) estarão preparados para responder a solicitações via REST. Por exemplo, ao atribuir “ALL” ao parâmetro, todas as empresas do ambiente ficam disponíveis para este tipo de integração. Caso haja a necessidade de delimitar o acesso a apenas uma filial específica — como a filial 01 da empresa 1 —, o valor do parâmetro deve ser definido como “1,01”. Isso restringe as operações do REST àquela determinada filial.

Apesar de essa definição ser um passo importante para segmentar o acesso ao backend por meio da API, ainda não é suficiente para personalizar completamente a interface de seleção de filiais nos aplicativos móveis. Para isso, seria necessário um ajuste adicional, permitindo que o próprio app pudesse consultar e exibir apenas as filiais relevantes por usuário ou grupo, de acordo com as permissões e políticas definidas no ambiente corporativo.

A ausência desta funcionalidade pode ter impactos operacionais. Usuários podem visualizar unidades às quais não deveriam ter acesso, aumentando riscos de exposição de dados ou criando confusão em operações rotineiras, sobretudo em empresas com rede extensa de filiais. Além disso, limita a adoção plena de políticas de governança e compliance, que frequentemente exigem rigor no controle de acessos.

Como exemplo prático, imagine uma empresa nacional com presença em todas as regiões do país. Seus gestores regionais acessam os aplicativos para prestar contas de despesas, visualizar resultados financeiros e aprovar movimentações. Sem o adequado filtro de filiais por área de atuação, um gestor poderia visualizar informações de unidades sob responsabilidade de outros colegas, prejudicando tanto a confidencialidade quanto a eficiência na operação.

Como recomendação, empresas que dependem deste tipo de controle devem considerar o desenvolvimento de customizações específicas ou buscar junto ao fornecedor do ERP a priorização dessa melhoria em releases futuros. Enquanto isso, é possível mitigar o risco configurando o parâmetro PrepareIn adequadamente, limitando as operações REST apenas às filiais de interesse e adotando controles adicionais fora do sistema para gerir o acesso aos dados.

Em suma, a configuração de filiais no ambiente Protheus para uso em apps móveis é um tema relevante para a administração de sistemas financeiros e, apesar das limitações atuais, há alternativas de mitigação. Para melhor aproveitamento da plataforma, é importante acompanhar as evoluções do produto e manter diálogo constante com o suporte técnico especialista.

O aplicativo Meu Protheus foi desenvolvido para facilitar a gestão de prestações de contas dentro das empresas, especialmente para usuários da linha Protheus, um dos sistemas mais utilizados nos processos de backoffice financeiro. Uma das questões mais frequentes entre seus usuários diz respeito ao funcionamento do processo de aprovação dessas prestações de contas e como essas movimentações são apresentadas na plataforma móvel.

No aplicativo, existe uma aba específica chamada ‘Aprovadas’. Nessa área, são exibidas exclusivamente as prestações de contas cujo status está exatamente como ‘APROVADA’. Ou seja, chamadas que avançaram para fases posteriores, como ‘Finalizada’ ou ‘Em avaliação do Financeiro’, não aparecem nessa lista. Isso ocorre porque o design atual do aplicativo não diferencia visualmente os estágios ‘aprovada’ e ‘finalizada’. Caso fossem incluídas nesta aba as prestações que já passaram para o estágio de ‘finalizada’, isso poderia causar confusão ao levar o usuário a acreditar que essas despesas ainda seriam apenas aprovadas, quando na verdade já seguiram para etapas seguintes do fluxo financeiro.

A configuração que define qual será o status atribuído às prestações de contas após a aprovação de um gestor está localizada na rotina denominada FINA691, responsável pelo fluxo das aprovações e liberações no sistema. Este fluxo pode ser configurado de acordo com as regras e necessidades da empresa, o que traz flexibilidade, mas também exige atenção para evitar interpretações equivocadas sobre o estágio das aprovações.

Esse controle mais rigoroso dos status é essencial para garantir a clareza e a segurança das informações prestadas, prevenindo possíveis erros operacionais e retrabalho por parte dos usuários. Além disso, a transparência nos processos pode contribuir para uma melhor auditoria interna e para o cumprimento de políticas internas de prestação de contas e compliance.

Como exemplo, imagine um funcionário que realizou uma viagem a trabalho e cadastrou todos os recibos no aplicativo. Após enviar para aprovação, o gestor analisa os documentos e aprova a prestação de contas. A partir desse momento, a prestação aparece como ‘APROVADA’ na aba correspondente. Posteriormente, se o departamento financeiro fizer o fechamento ou outras análises e alterar o status para ‘Finalizada’, essa movimentação não aparecerá mais entre as aprovadas no aplicativo, protegendo o usuário contra enganos sobre a etapa de análise de sua prestação.

Esses cuidados ajudam, ainda, na organização financeira da empresa, pois reduzem dúvidas sobre a situação real de cada solicitação, impactando positivamente o tempo de resposta dos departamentos e a eficácia na gestão dos recursos financeiros corporativos.

Portanto, compreender essas dinâmicas e as funcionalidades do aplicativo é fundamental para um uso eficiente, alinhado à política de governança e transparência das empresas. Fica a recomendação para consultar as rotinas internas e, em caso de dúvidas, buscar suporte junto à equipe responsável pela administração do sistema para aproveitar todos os recursos disponíveis do aplicativo Meu Protheus.

O aplicativo de prestação de contas voltado para gestão financeira permite operar mesmo quando o usuário não possui acesso à internet. Esse recurso viabiliza que colaboradores e gestores continuem cadastrando e consultando informações relativas a despesas e relatórios financeiros, independente da disponibilidade de conexão, o que é essencial em viagens, visitas técnicas ou situações em que a rede é instável.

Para que o funcionamento offline seja possível, o usuário precisa inicialmente acessar o aplicativo com a internet e realizar a primeira sincronização, um processo no qual todos os dados essenciais ao trabalho offline são carregados no dispositivo. Essa etapa é fundamental para garantir que as funcionalidades básicas estejam disponíveis mesmo sem rede.

No entanto, existe uma limitação importante: a validade da sessão de login. Após determinado período, geralmente de 12 horas, se o aplicativo voltar a ser aberto conectado à internet depois desse tempo, a sessão expira e todos os dados inseridos, editados ou excluídos durante o período offline que não foram sincronizados poderão ser perdidos. Para evitar esse problema, recomenda-se que o usuário procure realizar a sincronização conectando-se à internet em até 11 horas após o uso offline. Isso assegura que todas as operações realizadas sejam registradas e atualizadas no sistema central, evitando perda de informações ou retrabalho.

No ambiente empresarial, a disponibilidade do modo offline traz benefícios consideráveis. Viagens a trabalho, auditorias em campo, reuniões externas ou auditorias em locais remotos tornam-se mais produtivas, pois o registro de despesas e movimentações financeiras pode ser feito instantaneamente, sem depender do acesso à internet. Quando o acesso à rede é restabelecido, os dados são imediatamente atualizados, permitindo mais controle e agilidade no processamento das informações.

Essa funcionalidade contribui para a diminuição de atrasos no envio de relatórios, reduz riscos de esquecimento de lançamento de despesas e melhora a transparência dos processos internos. No entanto, é imprescindível que os usuários estejam atentos ao tempo de expiração da sessão e sigam as boas práticas de sincronização para garantir total segurança dos dados.

A adoção de aplicativos que operam em modo offline representa um avanço significativo para empresas que buscam otimizar processos financeiros e garantir mais flexibilidade no dia a dia dos profissionais, especialmente em cenários de mobilidade alta e variabilidade de acesso à internet.

A utilização eficiente de ferramentas digitais para gestão de despesas corporativas é cada vez mais essencial para empresas que buscam agilidade, transparência e controle. O aplicativo de prestação de contas integrado ao sistema ERP Protheus propicia exatamente esse cenário, permitindo que colaboradores documentem e gerenciem gastos, especialmente durante viagens a trabalho, diretamente pelo celular.

### Funcionalidades Essenciais
O aplicativo foi desenvolvido para possibilitar o lançamento ágil de despesas, categorizando-as como relacionadas a viagens ou de natureza avulsa. Entre os principais recursos oferecidos estão:
– Sincronização automática das prestações vinculadas a viagens;
– Cadastro de despesas extras, não relacionadas a deslocamentos;
– Anexação de comprovantes digitais (fotos de recibos, notas, etc.);
– Rastreamento e controle de saldos ainda disponíveis para prestação;
– Submissão eletrônica das despesas para etapas de validação e aprovação;
– Acompanhamento de prestações já finalizadas e resolução de pendências em casos de recusas.

Com esses recursos, o processo de prestação se torna mais transparente tanto para o funcionário quanto para o departamento financeiro, facilitando auditorias internas e tornando o acompanhamento financeiro mais preciso.

### Etapas de Configuração
A correta parametrização é fundamental para que o sistema funcione em sua máxima eficiência. Veja os principais passos:

**1. Pré-requisitos:**
– O usuário deve possuir credenciais válidas no Protheus (versão mínima recomendada: 12.1.17);
– A biblioteca responsável pela funcionalidade precisa ser de versão igual ou superior à 20180216;
– É necessário instalar o aplicativo em aparelhos Android ou iOS, disponível nas lojas oficiais.

**2. Configuração do REST no Protheus:**
O administrador do sistema deve garantir que os serviços REST estejam corretamente configurados e acessíveis. Isso pode envolver o pedido e cadastro de um alias específico no ambiente, normalmente feito por meio da solicitação interna ao suporte de TI.

**3. Cadastros obrigatórios no ERP:**
Diversos registros precisam ser criados previamente para que o app opere sem falhas:
– Cadastro dos funcionários participantes do módulo de viagens;
– Parametrização do módulo de viagens, onde são definidas regras e fluxos de aprovação;
– Criação de grupos de despesas, facilitando a segmentação e análise posterior dos gastos;
– Definição de tipos de despesas e associação com localizações específicas, importante para adequar prestações a legislações estaduais ou internacionais diferentes.

Esses parâmetros são essenciais para garantir que toda despesa lançada seja corretamente classificada, rastreada e justificada.

### Contextualização e Aplicações Práticas
A adoção desse tipo de tecnologia permite que empresas reduzam o tempo dedicado à prestação de contas, evitem erros decorrentes de lançamentos manuais e aumentem o grau de conformidade com as políticas internas. Por exemplo, é possível determinar que certas despesas só possam ser lançadas se vinculadas a determinados locais ou categorias, minimizando fraudes ou falhas processuais.

Outro impacto positivo é a agilidade na análise dos gastos e tomada de decisão. Gestores conseguem, em tempo real, identificar padrões de despesas, aprovar solicitações urgentes ou negociar reembolsos de forma digital, sem consumo de papel. Além disso, a integração com o ERP consolida todos os dados financeiros, contribuindo para relatórios mais detalhados, fechamento contábil mais rápido e cumprimento de normas fiscais.

### Desafios e Recomendações
Implantar e parametrizar o sistema requer envolvimento do setor de TI e treinamento das equipes que irão utilizá-lo. Recomenda-se elaborar um guia interno, promovendo capacitação e esclarecendo dúvidas comuns sobre o uso do aplicativo, incluindo procedimentos para anexação de comprovantes e tratamento de aprovações recusadas.

Por fim, a constante atualização do sistema e acompanhamento das versões lançadas garantem a segurança e evolução das funcionalidades disponíveis, tornando o processo de prestação de contas cada vez mais seguro, eficiente e alinhado às necessidades modernas das empresas.

O envio automatizado de e-mails durante o processo de viagens corporativas é uma funcionalidade essencial para garantir agilidade, transparência e efetividade na gestão de solicitações, adiantamentos e prestações de contas. No ambiente do Backoffice Protheus, especialmente no módulo financeiro, esse recurso está disponível e pode ser configurado para atender a diferentes etapas do fluxo de viagens.

Como Funciona o Envio de E-mails no Processo de Viagens

A rotina do Protheus voltada ao controle de viagens permite a emissão automática de e-mails em momentos-chave das solicitações feitas pelos colaboradores. O disparo desses comunicados eletrônicos é feito principalmente quando operações como conferência de viagens, solicitação e aprovação de adiantamentos ou prestação de contas são executadas. O objetivo é informar rapidamente todos os envolvidos sobre o andamento dos processos, reduzindo falhas de comunicação e atrasos.

Momentos em que o E-mail é Enviado:

1. Na rotina de Viagens:
– Quando uma solicitação de viagem é conferida e passa para o status “Aguardando Aprovação”, o aprovador responsável recebe uma notificação por e-mail, sendo alertado para tomar providências quanto à aprovação.

2. Na rotina de Adiantamentos:
– Ao criar uma solicitação de adiantamento, um e-mail é enviado automaticamente ao aprovador,
– Caso o gestor responsável reprove o adiantamento (tanto individualmente quanto em lote), o colaborador viajante é comunicado da decisão,
– Quando o pagamento do adiantamento é liberado, um título financeiro é gerado e o viajante é notificado por e-mail, trazendo maior controle sobre o recebimento dos valores.

3. No processo de Prestação de Contas:
– Se a prestação de contas passar pela conferência do departamento de viagens, o aprovador recebe o alerta por e-mail,
– A reprovação da prestação de contas resulta em notificação direta ao viajante,
– No caso de liberação de reembolso ao viajante ou de devolução de valores à empresa, o sistema envia e-mail informando sobre a transação financeira realizada.

Pré-requisitos para Funcionamento Adequado

Para que todo esse fluxo seja executado corretamente, é necessário que algumas configurações estejam ativas no sistema:
– O servidor de e-mail precisa estar devidamente configurado no Protheus, garantindo que o sistema possa se comunicar com os provedores de e-mail corporativo como Google ou Office365,
– Cada participante envolvido no processo deve ter um e-mail válido cadastrado em seu perfil,
– É fundamental ativar o parâmetro específico que autoriza o envio de avisos por e-mail dentro da rotina de configurações gerais do Protheus,
– Em alguns casos, pode ser necessário liberar o acesso ao serviço de e-mail utilizado, especialmente se houver bloqueio ou alerta relacionado a tentativas de conexão por dispositivos não reconhecidos.

Contexto e Impactos do Envio Automático de E-mails

A automação do envio de e-mails em processos empresariais traz vantagens significativas. Além de manter todos os envolvidos informados em tempo real, essa prática reduz o risco de perdas de prazos, retrabalho e desinformação. Por exemplo, um aprovador pode agir rapidamente ao ser notificado, acelerando a liberação de viagens ou adiantamentos importantes para as operações da empresa. Para gestores financeiros, o controle sobre cada etapa do fluxo é ampliado, facilitando auditorias e compliance.

Além disso, a padronização dos comunicados diminui a necessidade de interações manuais, liberando tempo dos profissionais para tarefas mais estratégicas. Em empresas com grande volume de viagens corporativas, esses diferenciais se tornam ainda mais evidentes.

Exemplo Prático

Imagine uma empresa multinacional cujo time comercial realiza reuniões frequentes em outras cidades. Quando um colaborador faz uma solicitação de viagem, o aprovador recebe imediatamente o e-mail de notificação, permitindo uma resposta ágil. Caso algum adiantamento seja reprovado, o funcionário é instantaneamente informado, podendo corrigir eventuais pendências sem atrasos. Ao final da viagem, a prestação de contas segue o mesmo fluxo, e o reembolso é comunicado, assegurando acompanhamento de ponta a ponta.

Considerações Finais

A integração adequada do envio automático de e-mails no Protheus potencializa a eficiência dos processos financeiros relacionados às viagens corporativas, contribuindo diretamente para uma gestão mais ágil, organizada e estratégica. Realizar as configurações de forma correta e garantir dados atualizados de e-mail de todos os envolvidos são passos indispensáveis para usufruir ao máximo desse recurso.

A gestão do encerramento de viagens corporativas envolve diferentes etapas, especialmente quando há a necessidade de conferir serviços prestados por fornecedores, como companhias aéreas, hotéis ou locadoras de veículos. No módulo financeiro do ERP Protheus, existe uma funcionalidade que facilita esse controle, permitindo que os responsáveis pelo setor financeiro realizem a checagem e validação dos serviços antes do pagamento final.

Quando um colaborador retorna de viagem, é comum que as despesas passem por uma prestação de contas. Caso a rotina inclua a conferência de serviços, é importante saber que o status específico dessa etapa não interfere diretamente na finalização da viagem caso a prestação de contas já tenha sido executada. A conferência de serviços serve, basicamente, como um mecanismo de comparação e validação das faturas enviadas por agências de viagens ou fornecedores diretos, refletindo o que está sendo cobrado na documentação.

Na prática, o responsável financeiro pode selecionar os itens relacionados à viagem, analisar cada serviço prestado, atualizar valores se necessário e indicar os pagamentos correspondentes a cada fatura apresentada. Este processo culmina na geração de documentos como pedidos de compra, notas fiscais ou títulos a pagar, garantindo que só sejam quitados serviços devidamente conferidos.

Por exemplo, imagine que um colaborador utilizou diferentes hotéis e voos durante uma viagem corporativa. Ao receber as faturas desses serviços, o financeiro utiliza o sistema para conferir se os valores cobrados batem com o que foi solicitado e efetivamente utilizado. Caso haja divergências, é possível ajustar os valores antes de liberar o pagamento, assegurando a integridade financeira da empresa.

Se a viagem não envolver a necessidade de conferência por meio de faturas ou boletos, ou se for um processo padrão de prestação de contas sem documentos de cobrança emitidos por terceiros, essa etapa específica pode ser ignorada sem impacto nas demais rotinas do controle financeiro.

Esta funcionalidade de conferência de serviços, além de oferecer mais segurança e transparência, contribui para evitar pagamentos duplicados, fraudes e erros operacionais, além de gerar um histórico detalhado de toda a movimentação financeira relacionada às viagens corporativas.

Portanto, para empresas que realizam viagens frequentes e utilizam diversos fornecedores, a conferência de serviços no Protheus é uma etapa que aprimora o controle financeiro e assegura que os recursos sejam empregados de forma correta e eficiente.

Quando empresas utilizam soluções de backoffice integradas aos seus processos de gestão financeira, é fundamental que os fluxos de adiantamento de despesas sejam tratados de modo preciso. Uma situação recorrente nesse tipo de sistema refere-se ao cálculo incorreto do valor de adiantamento para viagens corporativas. Há casos em que, ao registrar uma viagem e solicitar adiantamento, o sistema acaba acumulando valores além do devido, o que pode comprometer o controle orçamentário e gerar inconsistências na prestação de contas.

Para ilustrar, considere uma viagem prevista do dia 14 a 17 de maio de determinado ano. O valor esperado para adiantamento, segundo os parâmetros configurados, seria de 1.000,00 reais. No entanto, em função de um ajuste inadequado na configuração do sistema, o valor emitido chega a 3.000,00 reais, triplicando a quantia correta e causando impactos negativos tanto no fluxo de caixa quanto no controle financeiro da empresa.

Esse comportamento geralmente decorre de uma configuração específica no assistente responsável pelo parametrização de adiantamentos. O campo referente à data base para o cálculo está, por padrão, configurado para considerar o início da viagem. Isso faz com que o sistema repita o valor de adiantamento para cada dia de deslocamento, em vez de manter o valor único determinado pelo gestor financeiro.

Para evitar esse acúmulo indevido, é necessário acessar a configuração de adiantamentos e ajustar o campo de data base de cálculo para a opção que considere o pedido, ou seja, o momento em que a solicitação de adiantamento é feita. Dessa forma, o sistema passará a respeitar o valor único definido, alinhado com a política interna e sem incorrer em erros de provisionamento.

Esse tipo de ajuste é simples, mas indispensável para empresas que buscam precisão no controle de despesas de viagens. Caso a situação não seja corrigida, pode haver implicações como aumento injustificado de adiantamentos em caixa, dificuldades na conciliação de contas e retrabalho nos processos de prestação de contas por parte dos funcionários e equipes de finanças.

Portanto, é recomendável revisar periodicamente as configurações dos sistemas integrados de gestão, principalmente em módulos de viagens e adiantamentos, garantindo que os parâmetros definidos estejam em conformidade com as necessidades e realidades da empresa. Além disso, investimentos em capacitação das equipes para identificar e solucionar rapidamente esse tipo de ocorrência podem evitar prejuízos e otimizar a rotina financeira da organização.

Empresas que utilizam sistemas de gestão financeira frequentemente lidam com processos de adiantamento de despesas, especialmente em situações de viagens corporativas. A definição do valor correto a ser antecipado para cada viagem é fundamental, pois impacta diretamente o controle financeiro, o fluxo de caixa e a transparência das operações. No entanto, alguns usuários têm se deparado com uma situação em que o valor de adiantamento referente a uma viagem é calculado de forma incorreta, apresentando acúmulos indevidos e ultrapassando o montante configurado previamente para cada caso.

Esse problema ocorre basicamente devido a uma configuração relacionada ao cálculo do adiantamento. O sistema permite definir o parâmetro da data-base para o cálculo desse valor, podendo considerar tanto o início da viagem quanto a data do pedido do adiantamento. Quando o campo de cálculo considera o início da viagem, há o risco do valor ser multiplicado em vez de ser mantido conforme o previsto, resultando em um valor acumulado para todo o período ou para cada dia da viagem, ao invés do valor total desejado.

Por exemplo, em um caso típico, um colaborador viaja de 14 a 17 de maio. Segundo a política da empresa, ele deveria receber R$ 1.000,00 como adiantamento para cobrir as despesas do período. No entanto, pela configuração inadequada do sistema, o valor processado chegou a R$ 3.000,00, mostrando uma multiplicação errada do montante devido ao cálculo atrelado à data de início da viagem.

Esse tipo de erro pode impactar significativamente o controle financeiro da empresa, uma vez que libera valores superiores ao necessário, o que pode causar distorções nos relatórios de despesas, dificultar conciliações bancárias e até mesmo gerar desconforto com o colaborador, que terá que devolver parte do adiantamento ou justificar o recebimento do montante a mais.

Para solucionar essa situação, é necessário revisar os parâmetros de configuração do sistema. O ajuste consiste em acessar a área destinada ao gerenciamento de adiantamentos e alterar a configuração da data-base de cálculo para considerar o momento do pedido do adiantamento, e não o início da viagem. Com esse pequeno ajuste, o sistema passará a respeitar o valor previamente definido pela política interna, impedindo acúmulos indevidos.

Além dos aspectos técnicos, é importante que o setor financeiro faça revisões periódicas dessas configurações para garantir a conformidade com as diretrizes corporativas, minimizar riscos operacionais e assegurar que os recursos estejam sendo distribuídos de forma adequada. Uma boa prática é manter rotinas de auditoria interna, treinar os responsáveis pelos cadastros e revisitar periodicamente os parâmetros do sistema.

Casos como esse evidenciam a importância de uma correta parametrização nos sistemas de gestão e mostram como pequenos detalhes podem afetar o funcionamento financeiro das organizações. O cuidado com automações e parametrizações é essencial para que os sistemas realmente apoiem, e não prejudiquem, a rotina empresarial.

Foi identificada uma situação em que o Extrator Fiscal não preenche a tabela TAFST1 utilizando o layout T020, destinado à Apuração do ICMS, em versões do Protheus Livros Fiscais a partir da 12.1.17. A causa do problema está relacionada à configuração do campo CDH_PERIOD, que deve estar definido como 1º para o correto funcionamento. Para normalizar o processo, é necessário refazer a Apuração do ICMS, certificando-se de informar o período como 1º. Em seguida, acesse novamente o Extrator Fiscal, selecione o período correto, escolha a opção de integração ‘3-Ambos’ quando solicitado e marque exclusivamente o layout T020 antes de confirmar.