A utilização eficiente de ferramentas digitais para gestão de despesas corporativas é cada vez mais essencial para empresas que buscam agilidade, transparência e controle. O aplicativo de prestação de contas integrado ao sistema ERP Protheus propicia exatamente esse cenário, permitindo que colaboradores documentem e gerenciem gastos, especialmente durante viagens a trabalho, diretamente pelo celular.
### Funcionalidades Essenciais
O aplicativo foi desenvolvido para possibilitar o lançamento ágil de despesas, categorizando-as como relacionadas a viagens ou de natureza avulsa. Entre os principais recursos oferecidos estão:
– Sincronização automática das prestações vinculadas a viagens;
– Cadastro de despesas extras, não relacionadas a deslocamentos;
– Anexação de comprovantes digitais (fotos de recibos, notas, etc.);
– Rastreamento e controle de saldos ainda disponíveis para prestação;
– Submissão eletrônica das despesas para etapas de validação e aprovação;
– Acompanhamento de prestações já finalizadas e resolução de pendências em casos de recusas.
Com esses recursos, o processo de prestação se torna mais transparente tanto para o funcionário quanto para o departamento financeiro, facilitando auditorias internas e tornando o acompanhamento financeiro mais preciso.
### Etapas de Configuração
A correta parametrização é fundamental para que o sistema funcione em sua máxima eficiência. Veja os principais passos:
**1. Pré-requisitos:**
– O usuário deve possuir credenciais válidas no Protheus (versão mínima recomendada: 12.1.17);
– A biblioteca responsável pela funcionalidade precisa ser de versão igual ou superior à 20180216;
– É necessário instalar o aplicativo em aparelhos Android ou iOS, disponível nas lojas oficiais.
**2. Configuração do REST no Protheus:**
O administrador do sistema deve garantir que os serviços REST estejam corretamente configurados e acessíveis. Isso pode envolver o pedido e cadastro de um alias específico no ambiente, normalmente feito por meio da solicitação interna ao suporte de TI.
**3. Cadastros obrigatórios no ERP:**
Diversos registros precisam ser criados previamente para que o app opere sem falhas:
– Cadastro dos funcionários participantes do módulo de viagens;
– Parametrização do módulo de viagens, onde são definidas regras e fluxos de aprovação;
– Criação de grupos de despesas, facilitando a segmentação e análise posterior dos gastos;
– Definição de tipos de despesas e associação com localizações específicas, importante para adequar prestações a legislações estaduais ou internacionais diferentes.
Esses parâmetros são essenciais para garantir que toda despesa lançada seja corretamente classificada, rastreada e justificada.
### Contextualização e Aplicações Práticas
A adoção desse tipo de tecnologia permite que empresas reduzam o tempo dedicado à prestação de contas, evitem erros decorrentes de lançamentos manuais e aumentem o grau de conformidade com as políticas internas. Por exemplo, é possível determinar que certas despesas só possam ser lançadas se vinculadas a determinados locais ou categorias, minimizando fraudes ou falhas processuais.
Outro impacto positivo é a agilidade na análise dos gastos e tomada de decisão. Gestores conseguem, em tempo real, identificar padrões de despesas, aprovar solicitações urgentes ou negociar reembolsos de forma digital, sem consumo de papel. Além disso, a integração com o ERP consolida todos os dados financeiros, contribuindo para relatórios mais detalhados, fechamento contábil mais rápido e cumprimento de normas fiscais.
### Desafios e Recomendações
Implantar e parametrizar o sistema requer envolvimento do setor de TI e treinamento das equipes que irão utilizá-lo. Recomenda-se elaborar um guia interno, promovendo capacitação e esclarecendo dúvidas comuns sobre o uso do aplicativo, incluindo procedimentos para anexação de comprovantes e tratamento de aprovações recusadas.
Por fim, a constante atualização do sistema e acompanhamento das versões lançadas garantem a segurança e evolução das funcionalidades disponíveis, tornando o processo de prestação de contas cada vez mais seguro, eficiente e alinhado às necessidades modernas das empresas.
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