Como Corrigir o Acúmulo Indevido de Adiantamentos em Viagens no Módulo Financeiro

Quando empresas utilizam soluções de backoffice integradas aos seus processos de gestão financeira, é fundamental que os fluxos de adiantamento de despesas sejam tratados de modo preciso. Uma situação recorrente nesse tipo de sistema refere-se ao cálculo incorreto do valor de adiantamento para viagens corporativas. Há casos em que, ao registrar uma viagem e solicitar adiantamento, o sistema acaba acumulando valores além do devido, o que pode comprometer o controle orçamentário e gerar inconsistências na prestação de contas.

Para ilustrar, considere uma viagem prevista do dia 14 a 17 de maio de determinado ano. O valor esperado para adiantamento, segundo os parâmetros configurados, seria de 1.000,00 reais. No entanto, em função de um ajuste inadequado na configuração do sistema, o valor emitido chega a 3.000,00 reais, triplicando a quantia correta e causando impactos negativos tanto no fluxo de caixa quanto no controle financeiro da empresa.

Esse comportamento geralmente decorre de uma configuração específica no assistente responsável pelo parametrização de adiantamentos. O campo referente à data base para o cálculo está, por padrão, configurado para considerar o início da viagem. Isso faz com que o sistema repita o valor de adiantamento para cada dia de deslocamento, em vez de manter o valor único determinado pelo gestor financeiro.

Para evitar esse acúmulo indevido, é necessário acessar a configuração de adiantamentos e ajustar o campo de data base de cálculo para a opção que considere o pedido, ou seja, o momento em que a solicitação de adiantamento é feita. Dessa forma, o sistema passará a respeitar o valor único definido, alinhado com a política interna e sem incorrer em erros de provisionamento.

Esse tipo de ajuste é simples, mas indispensável para empresas que buscam precisão no controle de despesas de viagens. Caso a situação não seja corrigida, pode haver implicações como aumento injustificado de adiantamentos em caixa, dificuldades na conciliação de contas e retrabalho nos processos de prestação de contas por parte dos funcionários e equipes de finanças.

Portanto, é recomendável revisar periodicamente as configurações dos sistemas integrados de gestão, principalmente em módulos de viagens e adiantamentos, garantindo que os parâmetros definidos estejam em conformidade com as necessidades e realidades da empresa. Além disso, investimentos em capacitação das equipes para identificar e solucionar rapidamente esse tipo de ocorrência podem evitar prejuízos e otimizar a rotina financeira da organização.