A gestão do encerramento de viagens corporativas envolve diferentes etapas, especialmente quando há a necessidade de conferir serviços prestados por fornecedores, como companhias aéreas, hotéis ou locadoras de veículos. No módulo financeiro do ERP Protheus, existe uma funcionalidade que facilita esse controle, permitindo que os responsáveis pelo setor financeiro realizem a checagem e validação dos serviços antes do pagamento final.
Quando um colaborador retorna de viagem, é comum que as despesas passem por uma prestação de contas. Caso a rotina inclua a conferência de serviços, é importante saber que o status específico dessa etapa não interfere diretamente na finalização da viagem caso a prestação de contas já tenha sido executada. A conferência de serviços serve, basicamente, como um mecanismo de comparação e validação das faturas enviadas por agências de viagens ou fornecedores diretos, refletindo o que está sendo cobrado na documentação.
Na prática, o responsável financeiro pode selecionar os itens relacionados à viagem, analisar cada serviço prestado, atualizar valores se necessário e indicar os pagamentos correspondentes a cada fatura apresentada. Este processo culmina na geração de documentos como pedidos de compra, notas fiscais ou títulos a pagar, garantindo que só sejam quitados serviços devidamente conferidos.
Por exemplo, imagine que um colaborador utilizou diferentes hotéis e voos durante uma viagem corporativa. Ao receber as faturas desses serviços, o financeiro utiliza o sistema para conferir se os valores cobrados batem com o que foi solicitado e efetivamente utilizado. Caso haja divergências, é possível ajustar os valores antes de liberar o pagamento, assegurando a integridade financeira da empresa.
Se a viagem não envolver a necessidade de conferência por meio de faturas ou boletos, ou se for um processo padrão de prestação de contas sem documentos de cobrança emitidos por terceiros, essa etapa específica pode ser ignorada sem impacto nas demais rotinas do controle financeiro.
Esta funcionalidade de conferência de serviços, além de oferecer mais segurança e transparência, contribui para evitar pagamentos duplicados, fraudes e erros operacionais, além de gerar um histórico detalhado de toda a movimentação financeira relacionada às viagens corporativas.
Portanto, para empresas que realizam viagens frequentes e utilizam diversos fornecedores, a conferência de serviços no Protheus é uma etapa que aprimora o controle financeiro e assegura que os recursos sejam empregados de forma correta e eficiente.
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