O envio automatizado de e-mails durante o processo de viagens corporativas é uma funcionalidade essencial para garantir agilidade, transparência e efetividade na gestão de solicitações, adiantamentos e prestações de contas. No ambiente do Backoffice Protheus, especialmente no módulo financeiro, esse recurso está disponível e pode ser configurado para atender a diferentes etapas do fluxo de viagens.
Como Funciona o Envio de E-mails no Processo de Viagens
A rotina do Protheus voltada ao controle de viagens permite a emissão automática de e-mails em momentos-chave das solicitações feitas pelos colaboradores. O disparo desses comunicados eletrônicos é feito principalmente quando operações como conferência de viagens, solicitação e aprovação de adiantamentos ou prestação de contas são executadas. O objetivo é informar rapidamente todos os envolvidos sobre o andamento dos processos, reduzindo falhas de comunicação e atrasos.
Momentos em que o E-mail é Enviado:
1. Na rotina de Viagens:
– Quando uma solicitação de viagem é conferida e passa para o status “Aguardando Aprovação”, o aprovador responsável recebe uma notificação por e-mail, sendo alertado para tomar providências quanto à aprovação.
2. Na rotina de Adiantamentos:
– Ao criar uma solicitação de adiantamento, um e-mail é enviado automaticamente ao aprovador,
– Caso o gestor responsável reprove o adiantamento (tanto individualmente quanto em lote), o colaborador viajante é comunicado da decisão,
– Quando o pagamento do adiantamento é liberado, um título financeiro é gerado e o viajante é notificado por e-mail, trazendo maior controle sobre o recebimento dos valores.
3. No processo de Prestação de Contas:
– Se a prestação de contas passar pela conferência do departamento de viagens, o aprovador recebe o alerta por e-mail,
– A reprovação da prestação de contas resulta em notificação direta ao viajante,
– No caso de liberação de reembolso ao viajante ou de devolução de valores à empresa, o sistema envia e-mail informando sobre a transação financeira realizada.
Pré-requisitos para Funcionamento Adequado
Para que todo esse fluxo seja executado corretamente, é necessário que algumas configurações estejam ativas no sistema:
– O servidor de e-mail precisa estar devidamente configurado no Protheus, garantindo que o sistema possa se comunicar com os provedores de e-mail corporativo como Google ou Office365,
– Cada participante envolvido no processo deve ter um e-mail válido cadastrado em seu perfil,
– É fundamental ativar o parâmetro específico que autoriza o envio de avisos por e-mail dentro da rotina de configurações gerais do Protheus,
– Em alguns casos, pode ser necessário liberar o acesso ao serviço de e-mail utilizado, especialmente se houver bloqueio ou alerta relacionado a tentativas de conexão por dispositivos não reconhecidos.
Contexto e Impactos do Envio Automático de E-mails
A automação do envio de e-mails em processos empresariais traz vantagens significativas. Além de manter todos os envolvidos informados em tempo real, essa prática reduz o risco de perdas de prazos, retrabalho e desinformação. Por exemplo, um aprovador pode agir rapidamente ao ser notificado, acelerando a liberação de viagens ou adiantamentos importantes para as operações da empresa. Para gestores financeiros, o controle sobre cada etapa do fluxo é ampliado, facilitando auditorias e compliance.
Além disso, a padronização dos comunicados diminui a necessidade de interações manuais, liberando tempo dos profissionais para tarefas mais estratégicas. Em empresas com grande volume de viagens corporativas, esses diferenciais se tornam ainda mais evidentes.
Exemplo Prático
Imagine uma empresa multinacional cujo time comercial realiza reuniões frequentes em outras cidades. Quando um colaborador faz uma solicitação de viagem, o aprovador recebe imediatamente o e-mail de notificação, permitindo uma resposta ágil. Caso algum adiantamento seja reprovado, o funcionário é instantaneamente informado, podendo corrigir eventuais pendências sem atrasos. Ao final da viagem, a prestação de contas segue o mesmo fluxo, e o reembolso é comunicado, assegurando acompanhamento de ponta a ponta.
Considerações Finais
A integração adequada do envio automático de e-mails no Protheus potencializa a eficiência dos processos financeiros relacionados às viagens corporativas, contribuindo diretamente para uma gestão mais ágil, organizada e estratégica. Realizar as configurações de forma correta e garantir dados atualizados de e-mail de todos os envolvidos são passos indispensáveis para usufruir ao máximo desse recurso.
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